Seis beneficios de pasar las operaciones del papel al formato digital

A medida que el coronavirus sigue acelerando la transformación digital de la hostelería, cada vez queda más claro que muchas operaciones siguen dependiendo de los procesos tradicionales fuera de línea y, en muchos casos, en papel. No solo son anticuados los formularios manuales y las autorizaciones, sino que ahora nos damos cuenta de que son antihigiénicos y, en algunos casos, ilegales.

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Se oye hablar de ello constantemente: la industria hotelera está notoriamente atrasada en lo que respecta a la adopción de la tecnología. Ahora que la COVID-19 arroja luz negra sobre todos los procesos manuales y los intercambios físicos entre el personal y los huéspedes, los hoteleros tienen la oportunidad de hacer cambios rápidos y rentables.

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Tomemos como ejemplo la industria de la salud. Hace aproximadamente una década, cuando visitaba a un médico, le entregaron un portapapeles con documentos para que los llenara mientras esperaba. Esa información se guardaba en una carpeta de archivos y luego se almacenaba en estantes llenos de gente y en archivadores. Los datos altamente confidenciales eran vulnerables para cualquier transeúnte, y las solicitudes de transferencia de información llevaban tiempo, ya que era necesario hacer copias y enviarlas por correo o escanearlas y enviarlas a otros médicos. Ahora, más que El 80% de los médicos utilizan historias clínicas electrónicas en sus operaciones, según la Oficina del Coordinador Nacional de Tecnología de la Información Sanitaria, una división del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.

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Surge la pregunta: si toda una industria puede adoptar y normalizar una solución digital, ¿por qué los hoteleros siguen confiando en los procesos manuales en papel en sus operaciones? Los sistemas digitales brindan beneficios que mejorarán sus operaciones y sus resultados. Siga leyendo para conocer cinco razones por las que es hora de desechar el periódico.

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1. Una experiencia sin contacto

El registro móvil estaba ganando fuerza antes de la pandemia y se ha acelerado debido a su capacidad de ofrecer una experiencia sin contacto. Sin embargo, muchos hoteles no están preparados para revisar por completo su proceso de registro e implementar una solución sin tener que pasar por el escritorio con una llave móvil.

Hay muchas opciones para los operadores que no tienen cerraduras mejoradas en todas las puertas de las habitaciones de toda la propiedad. Los hoteles pueden empezar por eliminar cualquier contacto físico entre el agente de recepción y el huésped, y una opción es utilizar una solución móvil a través de mensajes de texto o correo electrónico.

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2. Lo digital es igual a eficiencia

La presentación de solicitudes de propuestas, autorizaciones de tarjetas de crédito o solicitudes de servicios mediante formularios en papel lleva mucho tiempo, en todos los sentidos. Sus clientes tienen que imprimir el formulario, rellenarlo a mano, escanearlo y enviárselo por fax o correo electrónico. Luego, cuando tenga el formulario en sus manos, es el momento de imprimirlo, refrendarlo y devolverlo, introducir la información manualmente en los campos de datos o imprimirlo y archivarlo en un lugar ubicado físicamente en la propiedad.

La automatización del proceso mejora los flujos de trabajo y permite a sus empleados dedicar su tiempo a elaborar estrategias y a realizar las tareas para las que realmente fueron contratados. Además, dado que toda la información se almacena en un lugar digital, puede encontrar fácilmente los datos que necesita en el momento en que los necesita. Ya no perderás más tiempo buscando en los archivos para asegurarte de que has adquirido todas las firmas necesarias.

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3. Operaciones seguras

Saque los documentos físicos del antiguo archivador y digitalícelos en un sistema protegido por contraseña con seguridad de autenticación multifactorial, respaldado por compatible con PCI socio tecnológico. Como un sistema digital está protegido con contraseña, puede asegurarse de que solo tengan acceso las personas que deberían tener acceso a la información confidencial. Ahora, sus datos están seguros y corre menos riesgo de enfrentarse a multas y dolores de cabeza debido a una violación o a un brote relacionado con el coronavirus.

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4. Mayor satisfacción del cliente

Seamos sinceros, vivimos en un mundo en el que la gente quiere una gratificación instantánea. No quieren perder su tiempo imprimiendo y escaneando documentos solo para poder autorizar una tarjeta de crédito o comprar una botella de champán para la estancia de aniversario de su amigo en tu hotel. Quieren poder terminar la tarea con unos pocos clics en un entorno seguro e higiénico, algo que solo es posible con un sistema digital. Un proceso fácil de usar, a su vez, genera mayores oportunidades de obtener ingresos adicionales.

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5. Aumente los ingresos

Si tus clientes o invitados tienen que esforzarse demasiado en el proceso de firma o compra, hay más probabilidades de que abandonen el barco. Ten en cuenta lo siguiente: el 23% de los compradores abandonan su carrito durante las compras online porque el proceso de pago es demasiado largo o complicado, según el Instituto Baymard. Si tantos clientes abandonan las compras de comercio electrónico para languidecer, imagine cuántos de sus huéspedes abandonarán el largo y complicado proceso de imprimir, firmar y devolver los formularios en papel. Eso significa que dejarás grandes cantidades de dinero sobre la mesa.

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6. Operaciones preparadas para el futuro

Si bien los hoteleros pueden encontrar algunos puntos problemáticos al pasar del papel al digital, hacerlo preparará las operaciones hoteleras para el éxito futuro. Ahora es el momento perfecto para poner en marcha estas estrategias mientras nos preparamos para aumentar la demanda. La tecnología solo seguirá evolucionando, y los hoteleros que se resistan a adoptar nuevos sistemas siempre estarán dos pasos por detrás de la competencia que esté a la altura o a la vanguardia de la tecnología. Una vez que los hoteles pasen a la era digital, las operaciones estarán configuradas para ser más ágiles en el futuro, a medida que cambien las cosas y se introduzcan más funciones. Es hora de sumarse para estar a la vanguardia y empezar a trabajar de inmediato a medida que la tecnología cambia.