Comment choisir le meilleur système de gestion hôtelière pour votre établissement

Il existe une application pour presque tout maintenant. De nombreux outils différents peuvent couvrir plusieurs domaines des opérations de votre hôtel. Et certains prétendent même qu'ils peuvent tout faire.

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Donc, si vous êtes à la recherche de nouvelles solutions technologiques, il est normal de vous demander : quel est le meilleur système de gestion hôtelière ? Malheureusement, il n'y a pas une seule bonne réponse.

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Mais l'article suivant peut vous aider à trouver le bon choix pour votre propriété, ce qui est probablement plus pertinent et utile pour vous de toute façon.

‍Principaux points forts :

• Découvrez les types de systèmes de gestion hôtelière disponibles sur le marché
• Déterminez si votre établissement est un bon candidat pour utiliser un système de gestion hôtelière

Comment évaluer les fournisseurs de gestion hôtelière pour choisir celui qui vous convient

Qu'est-ce qu'un système de gestion hôtelière (HMS) ?

Le système de gestion hôtelière (HMS) est un logiciel qui aide les hôtels à gérer leurs opérations quotidiennes de manière plus efficace. Vous pouvez également les voir appelés système d'exploitation d'hôtel ou logiciel de système de gestion d'hôtel. Ces systèmes centralisent les principales tâches de l'hôtel, notamment les réservations, l'enregistrement et le départ, l'attribution des chambres, le ménage, la facturation et les rapports.

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Dans le passé, les systèmes de gestion hôtelière (HMS) couvraient principalement les réservations et la facturation, mais ils sont devenus plus complexes et ont acquis de nombreuses fonctions supplémentaires au fil du temps. Il n'y a pas si longtemps, la plupart d'entre eux sont passés du mode serveur au mode cloud. Cela a créé de nombreuses nouvelles opportunités pour les fournisseurs de rendre leurs HMS plus polyvalents, plus conviviaux et plus personnalisables.

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Aujourd'hui, les systèmes de gestion hôtelière disposent d'une grande variété de fonctionnalités. Ils peuvent aider à gérer tous les aspects des opérations de l'hôtel, et même les tâches liées aux ventes, au marketing et à la distribution.

Comment fonctionne le système de gestion hôtelière

En centralisant les opérations de base d'un hôtel, un système HMS permet aux différents services de partager des données en temps réel pour un flux de travail plus efficace. Voici comment cela fonctionne :

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Gestion des réservations : Le HMS gère les réservations de chambres à partir de canaux directs (comme le site Web de l'hôtel) et de sources tierces (comme les OTA), garantissant ainsi la mise à jour de la disponibilité et des tarifs sur toutes les plateformes.

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Fonctionnement de la réception : le personnel utilise le système pour enregistrer les arrivées et les départs des clients, attribuer les chambres, gérer la vérification de l'identité et gérer les paiements.

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Coordination du ménage : l'état des chambres est mis à jour en temps réel, ce qui permet aux équipes d'entretien de savoir quelles chambres ont besoin d'être nettoyées, sont occupées ou sont prêtes à accueillir le prochain client.

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Facturation et facturation : le système suit les frais accumulés par un client, y compris le tarif de sa chambre et les éventuels frais supplémentaires, et génère des folios précis lors du paiement.

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Rapports et analyses : les responsables obtiennent des rapports sur le taux d'occupation, les revenus, le tarif journalier moyen, etc. pour prendre des décisions fondées sur des données.

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Intégrations : Un système HMS robuste s'intègre à d'autres outils tels que les systèmes de point de vente, les passerelles de paiement, l'enregistrement mobile et les plateformes de messagerie pour les clients, pour un parcours client fluide.

‍ Différence entre le système de gestion hôtelière et le système de gestion immobilière

Un HMS combine les fonctionnalités de base d'un PMS d'hôtel (par exemple, l'organisation des réservations et des données des clients, le traitement des paiements, la gestion des arrivées/départs) avec d'autres fonctionnalités importantes telles que la gestion des canaux, le moteur de réservation du site Web, la gestion du ménage, messages d'invités et bien plus encore. En plus de cela, certains incluent même des fonctions de point de vente pour les restaurants ou de gestion de programmes de fidélité.

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Dans l'ensemble, il existe une large gamme de systèmes de gestion hôtelière adaptés à tous les types de propriétés, des grands hôtels et centres de villégiature aux petits B&B ou aux locations de vacances.

Types de systèmes de gestion hôtelière

Les systèmes de gestion hôtelière ne couvrent pas tous les domaines. Certains se concentrent sur des domaines d'activité spécifiques ou canaux de distribution. Voici les trois principaux types de HMS que vous rencontrerez probablement au cours de vos recherches.

• Axé sur les réservations: Cela couvre principalement les fonctionnalités de réservation en ligne et vise à maximiser les réservations. Un tel HMS est généralement livré avec un moteur de réservation et une intégration au site Web, ainsi qu'une gestion des canaux pour la distribution via hôtel OTAs.
• Axé sur les opérations: Ici, l'accent est mis sur la planification, la gestion des stocks, la comptabilité, les ventes et le marketing. L'objectif de ce type de HMS est de rendre les opérations hôtelières plus efficaces en rationalisant la communication et les flux de travail.
• Axé sur la gestion immobilière: Cette catégorie est la plus proche du HMS original puisqu'elle couvre principalement les opérations de réception et les fonctions d'arrière-boutique.

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Le type de HMS ou la combinaison de solutions à choisir dépend de votre type de propriété et des objectifs que vous souhaitez atteindre.

Quels établissements devraient fonctionner avec les systèmes de gestion hôtelière ?

Quel que soit le type d'hôtel que vous exploitez, vous devez rester organisé et gérer votre entreprise efficacement. Cela signifie que chaque type de fournisseur d'hébergement a besoin d'un système de gestion hôtelière.

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Plus vous proposez de chambres et de services (restaurants, espaces événementiels, spa, par exemple), plus vous souhaiterez que votre HMS dispose de fonctionnalités et d'options d'intégration. Cela vous permettra d'utiliser votre système de gestion hôtelière comme base solide et d'ajouter des outils supplémentaires si nécessaire pour créer votre infrastructure technologique personnalisée.

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‍En savoir plus : Logiciel de gestion pour petits hôtels : choisir la meilleure option

Les principaux avantages de l'utilisation d'un système de gestion hôtelière

Utiliser le bon technologie hôtelière peut présenter de nombreux avantages importants pour votre équipe, vos clients et votre activité hôtelière.

• Efficacité opérationnelle accrue: Les outils modernes peuvent rationaliser la communication avec les clients et assurez-vous qu'aucune information importante ne soit perdue. Cela permet à votre équipe de mieux se concentrer sur son travail et réduit le risque d'erreurs.
• Des conditions de travail améliorées : Un bon HMS peut automatiser de nombreuses tâches fastidieuses et faciliter d'autres processus. Cela réduit la charge de travail de votre personnel et lui laisse plus de temps et d'énergie pour les domaines où il peut apporter le plus de valeur ajoutée, par exemple les interactions avec les clients ou le travail d'analyse.
• Des invités plus heureux: Le fait de pouvoir offrir un service plus rapide et de meilleure qualité ravira vos invités et leur permettra de passer un bon moment. Ceci, à son tour, peut conduire à meilleures critiques et une meilleure réputation.
• Rentabilité accrue: Automatiser ou rationaliser certaines tâches telles que vente incitative ou les mises à jour des taux peuvent augmenter votre chiffre d'affaires. Dans le même temps, l'amélioration de votre efficacité réduit les coûts, et de bonnes notes d'avis contribuent à générer davantage de réservations. Dans l'ensemble, ces aspects peuvent augmenter la rentabilité de votre propriété.

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‍ Continuez à apprendre : Les 10 principaux avantages de l'utilisation d'un système de gestion hôtelière

5 fonctionnalités importantes du logiciel de gestion hôtelière

Avec autant d'outils disponibles, il peut être difficile de savoir par où commencer votre recherche d'un nouveau HMS. Voici quelques cases que votre nouveau logiciel de gestion des opérations hôtelières devrait cocher, quel que soit votre type de propriété.

1. Intégration fluide avec d'autres éléments de l'infrastructure technologique de l'hôtel

Même le HMS le plus complet ne sera probablement pas en mesure de gérer tous les aspects de vos opérations. Il y a donc de fortes chances que vous utilisiez plus d'un outil technologique. Dans ce cas, assurez-vous que votre nouveau HMS dispose d'une API ouverte et qu'il peut se connecter facilement à toutes vos autres solutions. Cela permet de fluidifier les flux de travail et d'éviter des intégrations personnalisées coûteuses ou de longues phases de déploiement.

2. Facilité d'utilisation pour votre équipe et vos invités

Plus un HMS est facile à utiliser, mieux c'est pour tout le monde. Votre personnel peut effectuer les tâches plus rapidement et fournir un meilleur service. Dans le même temps, un système simple réduit le risque d'erreur humaine et garantit qu'il fait partie intégrante du flux de travail des membres de votre équipe.

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Cela vaut également pour les éléments de votre HMS destinés aux clients, par exemple enregistrement en ligne ou des offres incitatives. Plus il est facile pour les voyageurs d'interagir avec votre système, plus ils sont susceptibles de le faire.

3. Adapté aux appareils mobiles

Pensez à une application de communication avec les clients ou à un moteur de réservation. Il y a de fortes chances que les gens l'utilisent depuis leurs appareils mobiles. Si votre HMS et les outils intégrés ne sont pas adaptés aux appareils mobiles, l'expérience client en pâtit et vous risquez même de perdre des activités dans le secteur de l'hôtellerie.

Les outils optimisés pour les mobiles profitent également à votre personnel car ils permettent d'effectuer certaines tâches à distance et offrent ainsi plus de flexibilité. Par exemple, le directeur général peut consulter le dernier rapport de prise en charge sur son smartphone lors d'un voyage d'affaires ou lors d'un déjeuner avec les propriétaires de l'hôtel.

4. Potentiel d'adoption élevé par les utilisateurs

Plus un outil est facile à utiliser pour les gens, plus ils en profiteront. Cela commence par l'accessibilité. Le fait de devoir télécharger une application constitue un obstacle à l'entrée bien plus important que ne le pensent la plupart des hôtels. Et comme vous pouvez l'imaginer, même la meilleure application hôtelière n'aidera pas les clients s'ils ne la téléchargent jamais.

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Cela ne signifie pas que les gens ne veulent pas utiliser leur téléphone pour gérer leurs voyages. Selon recherche menée par Oracle, 73 % des clients souhaitent utiliser leurs appareils mobiles pour gérer leur expérience hôtelière, y compris la navigation équipements de l'hôtel. Ils ne veulent tout simplement pas le faire sur votre application. Proposez plutôt des solutions Web auxquelles les voyageurs peuvent accéder via le navigateur de leur smartphone sans avoir à télécharger quoi que ce soit, à se connecter ou à créer un profil.

5. Évolutivité

L'utilisation d'un HMS qui fournit des outils correspondant à la taille de votre propriété et à l'offre de services permet d'accomplir deux tâches cruciales. Tout d'abord, cela permet de réduire vos coûts puisque vous ne payez que pour les fonctions dont vous avez besoin et que vous utilisez. Deuxièmement, un HMS évolutif vous offre de la flexibilité. Si vous ajoutez un nouveau service, votre plateforme peut évoluer avec vous et vous n'avez pas besoin de trouver un nouveau fournisseur.

Où trouver des informations sur les meilleurs systèmes de gestion hôtelière

Choisir le meilleur système de gestion hôtelière pour votre établissement peut sembler difficile, car il existe de nombreuses options. Et malheureusement, il est impossible de choisir un gagnant clair qui soit meilleur que tous les autres.

Mais avec quelques recherches et tests, vous pouvez trouver la meilleure solution pour votre propriété. Voici quatre étapes simples à suivre :

Étape 1 : Parcourez la liste des meilleures solutions disponibles sur le marché aujourd'hui

Cela vous donnera une bonne idée de ce qui existe. Consultez les sites suivants pour trouver des listes de fournisseurs HMS réputés :

• G2
• Capterra
• Conseils sur les logiciels
• Rapport technique sur l'hôtel

Étape 2 : Identifiez les outils idéaux pour votre type de propriété

Filtrez les résultats pour trouver les solutions qui correspondent à vos besoins. Parcourez ensuite les descriptions des fournisseurs de logiciels pour en savoir plus sur leurs produits et trouvez ceux qui cochent les cases que nous avons abordées dans les sections précédentes. Vous avez maintenant une liste restreinte de nouveaux logiciels de gestion hôtelière potentiels.

Étape 3 : Lisez les avis des utilisateurs actuels

Cela vous donnera une idée de l'efficacité de l'outil dans la pratique et de savoir s'il fait tout ce dont vous avez besoin. C'est également un bon moyen de savoir si les personnes sont satisfaites du processus d'intégration et du support client proposé par le fournisseur de technologie. Les deux sont essentiels pour une transition en douceur et pour tirer le meilleur parti de votre nouvel outil.

Étape 4 : Obtenez des démonstrations ou des essais gratuits

Une fois que vous avez suivi les étapes ci-dessus, il est temps de tester les HMS de votre liste restreinte. Idéalement, vous feriez un essai gratuit pour vous faire une idée de la plateforme et voir dans quelle mesure elle fonctionne pour votre propriété. Si cela prend trop de temps, une démo est également une excellente option. Laissez le représentant commercial du fournisseur vous expliquer toutes les fonctions que vous souhaitez utiliser et obtenir des réponses à vos questions. À la fin, vous saurez quel système de gestion hôtelière vous convient le mieux.

Augmentez vos revenus grâce au système HMS de Canary Maintenant que vous savez tout sur les HMS et sur la manière dont ils peuvent vous aider à gagner en efficacité, à améliorer l'expérience client et à améliorer la rentabilité, c'est à votre tour.

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Vous possédez déjà un HMS ? Si c'est le cas, évaluez s'il fait tout ce dont vous avez besoin et s'il donne les résultats souhaités.

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Si vous ne possédez pas de système HMS ou si vous avez décidé qu'il était temps de trouver une nouvelle solution, utilisez les informations ci-dessus pour trouver le meilleur système de gestion hôtelière pour votre établissement.

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Canaris logiciel d'accueil est conçu par des hôteliers, pour des hôteliers, et possède les fonctionnalités dont vous avez besoin pour différencier votre hôtel. Les solutions numériques basées sur l'IA de Canary modernisent le parcours des clients, de la réservation au départ, et les hôtels peuvent choisir des produits individuels ou la suite complète en fonction de leurs besoins.

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Dès sa mise en ligne, vous serez content d'avoir fait cet effort grâce aux nombreux avantages qu'il apportera, tels que des flux de travail rationalisés, des revenus accrus et une meilleure expérience client.

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Et si vous ne voulez pas apprendre à créer vous-même un système de gestion hôtelière à partir de zéro, demander une démo pour voir comment Canary peut vous aider.