Signature numérique de contrats : la façon intelligente pour les hôtels de faire des affaires

Tout, de la planification des voyages à la communication, en passant par la réservation et le paiement des voyages, est passé au numérique il y a des années.

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Alors pourquoi de nombreux hôtels utilisent-ils encore des contrats papier alors qu'ils prennent beaucoup de temps, ne sont pas faciles à utiliser et, franchement, sont obsolètes ?

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Les contrats papier sont également risqués, car ils ne le sont pas Conforme à la norme PCI (industrie des cartes de paiement). Cela expose votre hôtel à des litiges de paiement et à de redoutables rétrofacturations.

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Mais il existe un moyen simple et efficace d'y remédier : mettre en œuvre la signature numérique des contrats pour les hôtels.

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Il est rapide à configurer, facile à utiliser et apporte de nombreux avantages à vos clients et à votre personnel.

Qu'est-ce que la signature numérique des contrats ?

La signature numérique d'un contrat fonctionne de la même manière que la signature d'un contrat physique, mais elle implique un format numérique et des signatures électroniques. Ce processus de signature implique un document PDF que le client signe électroniquement, enregistre et vous renvoie le contrat. Il existe également des solutions de contrats numériques telles que DocuSign ou, si vous préférez un outil axé sur l'hôtellerie, Contrats Canary Digital. Quelle que soit l'option que vous utilisez, un document signé numériquement est juridiquement contraignant et garantit que les deux parties acceptent les termes et conditions.

Comment fonctionne la signature numérique des contrats ?

Il s'agit d'un processus simple, tant pour votre équipe que pour vos clients. Il vous suffit de suivre ces trois étapes.

• Étape 1 : Créez votre contrat numérique
  
  Idéalement, vous utiliserez une solution en ligne telle que Contrats Canary Digital pour cela. Il permet de rédiger de nouveaux contrats rapidement et facilement grâce à des éléments de contenu prédéfinis et à la possibilité d'utiliser des modèles. Un outil de contrat numérique vous aidera également à organiser vos documents et à suivre leur statut (c'est-à-dire consultés, non signés, signés, etc.).
• Étape 2 : Partagez le contrat avec votre client
  
  Envoyez un lien unique à votre client via son adresse e-mail pour lui donner accès à son contrat numérique. Ils peuvent utiliser ce lien pour partager le document numérique avec leur équipe, afin que toutes les parties prenantes puissent le consulter et l'approuver.
• Étape 3 : Obtenir la signature numérique
  
  La signature numérique des contrats est facile et vos clients peuvent le faire de n'importe où. Cela inclut leur ordinateur au bureau, leur ordinateur portable à la maison ou leur smartphone lorsqu'ils sont en déplacement. Vous recevez une notification une fois qu'ils ont signé et les deux parties en reçoivent une copie pour leurs dossiers.

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Quels sont les principaux avantages de la signature numérique de contrats dans le secteur de l'hôtellerie ?

Le passage à la signature numérique des contrats présente de nombreux avantages, tant pour votre équipe que pour vos clients. Passons en revue les cinq premiers.

1. Expérience client améliorée

Grâce aux contrats numériques, vos clients n'ont plus besoin d'imprimer, de signer, de télécopier, de numériser et de vous renvoyer les contrats par e-mail. Au lieu de cela, ils peuvent gérer le processus électroniquement du début à la fin. Tant qu'ils disposent du lien d'accès et d'une connexion Internet, ils peuvent le faire de n'importe où et sur n'importe quel appareil.

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Cela permet à vos clients de gagner énormément de temps et de créer une expérience globale plus fluide et plus positive. Et comme ils apprécieront la facilité de travailler avec vous, vous aurez plus de chances d'obtenir des clients réguliers et des recommandations.

2. Des opérations rationalisées

Votre équipe peut rédiger rapidement un nouveau contrat sur une plateforme conviviale telle que Contrats Canary Digital. Il est également facile de modifier des documents si les clients modifient leur demande, par exemple en ajoutant des services supplémentaires ou en réduisant le nombre de chambres.

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Et bien entendu, votre personnel bénéficie également du fait qu'il n'a plus à gérer de copies papier. Tout d'abord, les contrats numériques et les communications associées sont faciles à stocker, à organiser et à récupérer en cas de besoin. Deuxièmement, les employés gagnent du temps en saisissant manuellement les données des contrats et des formulaires d'autorisation remplis à la main (par exemple, les informations de carte de crédit et de facturation).

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Enfin, les solutions de contrats numériques peuvent s'intégrer à d'autres systèmes, par ex. solutions de vente d'événements. Cela rationalise davantage tout, de la facturation et de la collecte des dépôts au traitement des acomptes ou des paiements complets.

3. Protection des données sensibles

Il est essentiel de protéger les informations sensibles de vos clients. Se fier à des formulaires papier rangés dans des classeurs n'est pas une approche sûre. Cette méthode met en danger les informations de paiement et permet aux acteurs malveillants d'y accéder facilement. Cette approche n'est pas non plus Conforme à la norme PCI plus, ce qui vous rend responsable en cas de violation de données.

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Utilisez un système sécurisé, Solution de signature de contrats numériques conforme à la norme PCI pour couvrir ces bases. Il crypte et stocke toutes les données pertinentes, vous pouvez donc être assuré que les informations sensibles sont totalement sécurisées.

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En plus de vous apporter la tranquillité d'esprit, cela élimine également le risque de lourdes pénalités de non-conformité de la part des fournisseurs de paiement. Enfin, vos clients se sentiront plus à l'aise de travailler avec vous s'ils savent que vous traitez leurs données avec soin.

4. Prévention de la fraude et des rétrofacturations

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La signature et les autorisations numériques des contrats vous protègent, vous et vos clients, contre la fraude grâce à la vérification des informations de paiement. Si une carte semble suspecte, le système la signale immédiatement et bloque la transaction.

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En plus d'éviter de débiter une carte erronée ou volée, cela permet également réduit votre risque de faire face à des rétrofacturations et à des litiges. S'ils se produisent, vous êtes bien placé pour y faire face, car les contrats numériques sont Conforme à la norme PCI, des documents juridiquement contraignants.

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Découvrez comment Canary a aidé Pinnacle Hotels USA à obtenir une rétrofacturation de 14 000 dollars contre AMEX.

5. Consommation de papier réduite

Le fait de ne plus avoir besoin de copies imprimées pour les clients ou pour vous-même réduit la consommation de papier. Cela permet de réduire les coûts et c'est un pas de plus vers devenir plus écologique et en réduisant l'empreinte environnementale de votre hôtel. Bien que cela soit excellent en soi, cela peut également être important si vous essayez d'obtenir des certifications de durabilité. Beaucoup d'entre eux exigent que vous passiez à la dématérialisation et la suppression des copies papier vous aidera à y parvenir.

Il est temps de passer au numérique !

Imaginez un monde où tout le monde pourrait éviter d'avoir à imprimer, signer, télécopier, numériser et envoyer des contrats par courrier électronique. Au lieu de cela, tous les documents peuvent être complétés en quelques clics. C'est la signature de contrats numériques en quelques mots. C'est plus rapide, plus sûr et plus facile pour les clients et le personnel.

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Cela permet à vos clients de reprendre leur journée plus rapidement. Et votre équipe dispose de plus de temps pour se consacrer à l'important travail qui consiste à faire en sorte que vos invités et clients vivent une expérience fantastique.

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