Le guide 2025 des bornes d'enregistrement automatique pour les hôtels

La pandémie a accéléré la transformation numérique dans le secteur de l'hôtellerie, la technologie sans contact gagnant en popularité. Plus de la moitié des voyageurs sont impatients de voir l'adoption permanente de l'enregistrement et du départ sans contact au cours des trois prochaines années. Cette technologie profite non seulement aux clients, mais allège également la charge de travail du personnel, en particulier dans un secteur connu pour ses taux de rotation élevés. Avec des taux de rotation dans les hôtels de un chiffre ahurissant de 73,8 %, la transformation numérique améliore l'expérience des clients et réduit la charge de travail du personnel.

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L'une de ces innovations est l'introduction de bornes d'enregistrement automatique. Ces bornes constituent une étape importante vers la rationalisation de l'expérience client et la satisfaction de l'évolution des préférences des voyageurs.

Qu'est-ce qu'une borne d'enregistrement automatique pour les hôtels ?

Les bornes d'enregistrement automatique sont des appareils électroniques (souvent un écran tactile situé dans le hall d'un hôtel). Ils permettent aux clients de s'enregistrer sans l'aide du personnel de votre hôtel.

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Grâce aux bornes d'enregistrement automatique, les clients peuvent remplir les informations nécessaires à leur séjour, telles que leur nom, leur adresse et les informations de leur carte de crédit. Ils peuvent également comprendre les termes et conditions de leur séjour.

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C'est une alternative pratique aux cartes d'enregistrement papier ou PDF, souvent stockées dans des classeurs. Les kiosques peuvent aider les hôtels à rationaliser la collecte de données dans le cloud et à rester conformes à la norme PCI DSS. Et avec le déploiement de la norme PCI DSS 4.0, c'est de plus en plus important.

Comment fonctionnent les bornes d'enregistrement automatique

Les bornes d'enregistrement automatique sont pratiques, rapides et faciles à utiliser pour les clients et pour vous. Ils ne sont pas différents de ceux utilisés pour l'enregistrement dans les aéroports et permettent aux clients de s'enregistrer à leur propre rythme et d'accéder rapidement à leur chambre. Les kiosques offrent également un certain niveau de personnalisation. Vous pourrez choisir la chambre de votre choix ou faire des demandes spéciales, telles que des oreillers supplémentaires ou un enregistrement anticipé.

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En raison de ce niveau de personnalisation, le processus d'enregistrement à l'aide d'une borne peut ne pas être le même pour tous les hôtels. Voici ce que peut ressentir un client lorsqu'il s'enregistre via une borne :

• Vérification de la réservation : au lieu de remplir des cartes d'enregistrement papier ou PDF, les clients peuvent commencer le processus d'enregistrement en saisissant les informations de leur carte de crédit, en scannant un code-barres de réservation ou en saisissant les informations de leur réservation manuellement.
• Identification et vérification : les bornes vous permettent de demander aux clients une pièce d'identité, telle qu'un passeport ou une carte d'identité.
• Sélection des chambres : les clients peuvent consulter la liste des chambres disponibles et sélectionner celle qui leur convient le mieux, en fonction de la disponibilité et de leurs préférences. Le kiosque peut afficher les détails des chambres et parfois même des plans d'étage et des photos pour aider les clients à faire un choix plus éclairé.
• Paiement et autorisation : Si un paiement est requis ou s'il y a des frais supplémentaires (par exemple, pour les surclassements de chambre ou les frais supplémentaires), les clients peuvent effectuer la transaction par carte de crédit. Le kiosque sera généralement autoriser la carte et fournissez un reçu.
• Délivrance des clés : Une fois le processus d'enregistrement terminé, la borne génère une clé numérique (généralement une application mobile) qui donne accès à une chambre attribuée. Cette clé est codée avec des informations telles que la date de départ et le numéro de chambre.
• Informations et assistance : Les bornes d'enregistrement automatique fournissent souvent des informations sur vos équipements, les attractions à proximité et les restaurants.
• Réception et confirmation : après l'enregistrement, la borne peut fournir un reçu imprimé ou numérique confirmant les détails de la réservation, y compris les dates d'arrivée et de départ.

Les inconvénients de l'enregistrement manuel

Bien que l'enregistrement manuel reste crucial (en particulier pour les clients qui le préfèrent), le simple fait de s'y fier peut ralentir vos opérations et avoir un impact sur votre expérience client. Après tout, la dernière chose que les clients souhaitent faire est de faire la queue pendant une longue période après un long voyage.

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Ensuite, il y a la charge de travail de votre personnel. Les membres du personnel de l'hôtel chargés des procédures d'enregistrement manuel peuvent être débordés pendant les périodes de pointe, ce qui peut affecter leur capacité à fournir un service personnalisé aux clients.

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L'enregistrement manuel entraîne également un gaspillage de papier et une saisie manuelle des informations. Les travailleurs peuvent rencontrer des barrières linguistiques et les clients peuvent se sentir mal à l'aise de partager des informations personnelles dans un hall d'entrée public souvent bondé.

9 avantages de la mise en place de bornes d'enregistrement automatique

Les bornes d'enregistrement automatique sont de plus en plus populaires dans le secteur de l'hôtellerie, offrant une alternative efficace et technologique aux méthodes d'enregistrement manuel traditionnelles. Mais pourquoi ? Examinons les avantages que ces kiosques apportent aux hôtels :

1. Horaires d'enregistrement réduits

Les bornes d'enregistrement accélèrent généralement le processus d'enregistrement, permettant aux clients de terminer leur enregistrement rapidement et d'éviter les longues files d'attente à la réception. Les clients n'auront plus à faire la queue pour être enregistrés.

2. Commodité accrue

Les clients ont la possibilité de s'enregistrer à leur convenance, que ce soit à l'arrivée ou à l'avance via une application mobile. Ils peuvent également choisir leur chambre parmi les options disponibles, ce qui leur donne un sentiment de contrôle sur leur séjour.

3. Disponibilité 24h/24 et 7j/7

Des bornes d'enregistrement automatique sont disponibles 24 heures sur 24, ce qui permet aux clients de s'enregistrer à tout moment, même en dehors des heures d'ouverture habituelles de la réception. Cela est particulièrement utile en cas d'arrivée tardive ou de retard de voyage imprévu.

4. Confidentialité et sécurité améliorées

Certains clients peuvent se sentir mal à l'aise de partager des informations personnelles dans un hall d'entrée public et souvent bondé. Les bornes assurent la sécurité des données de vos clients tout en accélérant le processus.

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Les bornes d'enregistrement automatique sont conformes aux normes PCI et RGPD et éliminent le besoin de cartes d'enregistrement papier ou PDF. Certains clients peuvent également préférer une expérience d'enregistrement plus privée.

5. Réduction des erreurs humaines

Les bornes d'enregistrement automatique minimisent le risque d'erreur humaine, comme des informations mal saisies ou des problèmes de communication entre les clients et le personnel de la réception.

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6. Aucune impression ni papier requis

Les cartes d'enregistrement papier ou PDF augmentent le gaspillage de votre hôtel. Le transfert de ces informations vers le cloud est un excellent moyen d'être plus durable et de libérer de l'espace dans votre front office.

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Les cartes d'enregistrement sont stockées indéfiniment dans le cloud une fois que le client a quitté l'établissement. Cela facilite la récupération des informations relatives aux clients récurrents et améliore votre efforts en matière de durabilité.

7. Intégrations

L'enregistrement manuel nécessite souvent la saisie manuelle des informations. Cela peut entraîner des erreurs et une perte de temps. La capture numérique d'informations sensibles vous permet de transférer les données des clients vers votre PMS.

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Les bornes d'enregistrement automatique s'intègrent parfaitement aux technologies existantes, telles que votre système de gestion immobilière (PMS). Il n'est donc plus nécessaire de saisir manuellement les informations.

8. Capture de données améliorée

Les bornes vous permettent de mettre à jour les réservations existantes, y compris celles réservées via des agences de voyages en ligne (OTA), avec des informations de contact précises sur les clients, un abonnement marketing, un intérêt de fidélité, etc.

9. Répondez aux préférences des clients

Certains clients peuvent saisir leurs informations d'enregistrement avant leur arrivée, mais les bornes d'enregistrement automatique permettent aux clients de s'enregistrer rapidement. Le tout sans avoir à faire la queue.

Vous optez pour une borne d'enregistrement automatique ? Voici ce qu'il faut rechercher

Choisir la bonne technologie de borne d'enregistrement automatique peut faire toute la différence entre une expérience client rationalisée et une expérience frustrante. Voici quelques éléments à rechercher :

1. Sécurité et conformité

Selon Sécurité IBM, le coût moyen mondial d'une violation de données est de 4,35 millions de dollars. La sécurité ne fait pas rire. Optez pour une borne qui protège les données des clients et sécurise les transactions.

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La meilleure façon de vérifier qu'une solution offre la meilleure sécurité disponible est de rechercher la confirmation qu'elle est Conforme à la norme PCI DSS 4.0. Conformité à la norme PCI, créée par Conseil des normes de sécurité de l'industrie des cartes de paiement, est un ensemble de directives que les entreprises doivent suivre lorsqu'elles acceptent, stockent, traitent et transmettent des cartes de paiement.

2. Facilité d'utilisation

La solution doit être conviviale. Les bornes devraient permettre aux clients de s'enregistrer avec un minimum d'efforts ou de temps d'attente et offrir une interface intuitive. La navigation devrait être facile pour les clients, quelles que soient leurs compétences techniques.

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Recherchez des menus clairs et intuitifs, des fonctionnalités d'écran tactile et des instructions simples. En cas d'erreur technique, les clients devraient pouvoir facilement demander de l'aide via la borne.

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Le personnel de l'hôtel doit être en mesure de surveiller le système de kiosque à distance. Cela leur permet de fournir une assistance immédiate aux clients, notamment en cas de problèmes techniques.

3. Intégrations avec les composants clés de la technologie de votre hôtel

Les kiosques devraient facilement s'intégrer à toute technologie hôtelière existante. Une intégration fluide est essentielle pour synchroniser en temps réel les données des clients dans tous les systèmes et services de l'hôtel. Voici quelques points à prendre en compte en matière d'intégrations :

• Systèmes de gestion immobilière (PMS) : l'intégration la plus cruciale est celle avec le PMS de votre hôtel. Les données relatives aux clients et à l'hôtel doivent être synchronisées en temps réel entre la borne et votre PMS.
• Intégration de la clé de chambre et du contrôle d'accès : la borne doit s'intégrer à votre système de contrôle d'accès pour fournir aux clients clés numériques. La borne pourrait également générer et transmettre des clés numériques aux smartphones des clients, leur permettant ainsi d'accéder en toute sécurité à leurs chambres et aux autres zones autorisées de l'établissement.
• Intégration de la passerelle de paiement : l'intégration à une passerelle de paiement sécurisée permet aux clients de payer les frais de chambre, les frais accessoires et les dépôts de garantie en utilisant différents modes de paiement via la borne.
• Intégration de la gestion de la relation client : l'intégration à un système CRM vous permet d'accéder aux profils, aux préférences et aux données historiques des clients. Ces informations vous aident personnaliser l'expérience client, proposent des promotions ciblées et proposent à leurs clients un séjour sur mesure.
• Systèmes d'entretien et de maintenance : L'intégration aux systèmes d'entretien et de maintenance permet au kiosque de communiquer l'état de préparation et de propreté de la pièce en temps réel. Cela garantit que seules des chambres propres et préparées sont attribuées aux clients lors de l'enregistrement.

4. Personnalisation et accessibilité

Pour offrir une expérience client cohérente, inclusive et personnalisée, il devrait être possible de personnaliser vos bornes en fonction des besoins de chaque hôtel, notamment en ce qui concerne les options linguistiques, les flux d'inscription et l'image de marque.

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Le kiosque devrait également mettre l'accent sur accessibilité. Des fonctionnalités telles que la hauteur d'écran réglable pour les personnes en fauteuil roulant, un texte plus grand pour les personnes malvoyantes et des instructions audio pour les personnes malvoyantes ou malentendantes, aident les clients à se sentir valorisés et à l'aise.

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5. Des fonctionnalités adaptées à vos besoins

Vous avez peut-être une idée des fonctionnalités et des tâches que vous aimeriez voir intégrer à votre borne d'enregistrement d'hôtel, mais si ce n'est pas le cas, voici quelques éléments utiles à rechercher :

• Enregistrement : la borne devrait proposer un autre mode d'enregistrement, qu'il s'agisse de rechercher les réservations de vos clients ou d'encaisser le paiement.
• Paiement : permettez aux clients de passer à la caisse via vos bornes et de récupérer les reçus, de déposer les clés des chambres ou d'organiser leur transport.
• Améliorations : les kiosques peuvent vous aider à générer des revenus accessoires en vente incitative des suppléments ou des services tels que le parking, les soins de spa ou le transport.
• Informations sur l'hôtel : les kiosques doivent fournir toutes les informations pertinentes sur l'hôtel, telles que les heures d'arrivée et de départ, vos offres de restauration ou les heures d'ouverture de la piscine, par exemple. Vous pourriez également fournir des informations sur la région.
• Traitement des paiements : les bornes d'enregistrement automatique doivent gérer les autorisations et les paiements par carte de crédit.

6. Évolutivité

Assurez-vous que le kiosque peut s'adapter à un nombre croissant de clients. Voici quelques éléments à prendre en compte en matière d'évolutivité :

• Nombre de bornes : la solution devrait vous permettre d'ajouter ou de supprimer des bornes selon les besoins pour répondre à la demande. Par exemple, un hôtel peut commencer par quelques kiosques dans le hall et s'étendre à d'autres zones ou étages à mesure que la propriété s'agrandit.
• Taille de la propriété : Les hôtels sont de différentes tailles, qu'il s'agisse de petits lodges indépendants ou de grands complexes de villégiature. Une solution de kiosque évolutive doit être en mesure de répondre aux besoins de propriétés de tailles et de configurations différentes.
• Haute saison ou basse saison : certains hôtels connaissent des fluctuations importantes du taux d'occupation et des habitudes d'enregistrement et de départ des clients entre la haute et la basse saison. Les kiosques évolutifs peuvent être facilement ajustés pour s'adapter à différents volumes de clients.

7. Plateforme d'expérience client

Les bornes d'enregistrement automatique autonomes permettent de rationaliser les étapes clés mais limitées du voyage des clients. Envisagez d'améliorer le parcours global des clients en choisissant une solution intégrée à une plateforme d'expérience client. Grâce à des intégrations à d'autres technologies, notamment les messages destinés aux clients et les ventes incitatives, les plateformes d'expérience client vous aident à augmenter vos revenus, à améliorer l'efficacité de votre personnel et à maximiser la satisfaction de vos clients.

Les bornes d'enregistrement automatique améliorent l'expérience client

Donner la priorité à la commodité au sein de votre hôtel est un excellent moyen d'enrichir l'expérience et le voyage de vos clients ! Avant l'arrivée jusqu'au paiement, la bonne technologie a un impact important sur la satisfaction de vos clients et de votre personnel.

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Les bornes d'enregistrement automatique vous permettent d'accélérer les opérations, de réduire les temps d'attente, d'améliorer la confidentialité et la sécurité, et bien plus encore.

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